Konzernweite Verwaltung und Bewirtschaftung von Unterschriften und Zeichnungsberechtigungen
Die bereits seit dem Frühmittelalter etablierte handschriftliche, eigenhändige Namenszeichnung stellt auch heute noch die unumstrittene Grundlage für die Abwicklung von Rechtsgeschäften dar. Aber gerade für Grosskonzerne ist die Sicherstellung dieser rechtsverbindlichen Unterschrift mitunter eine der grössten Herausforderungen in der Ausübung der Geschäftstätigkeit. Denn nur wenn Dokumente auch rechtsverbindlich unterzeichnet sind, gelten Sie in der Geschäftswelt als bindend. Wer darf nun aber welches Dokument unterzeichnen und in letzter Instanz auch für welchen Geschäftsfall die Verantwortung übernehmen? Und bei der aktuell fortschreitenden Transformation ins papierlose Zeitalter stellt sich gleich auch die weitere Frage nach der Sicherstellung der offiziellen Namenszeichnung auf digitalen Dokumenten.
Für die mühelose Bewältigung dieser Herausforderungen hat unser Partner Convertic Software AG die Lösung SIGMA Signatory Management entwickelt. SIGMA dient der einfachen Verwaltung von Unterschriftsberechtigungen über mehrere Geschäftseinheiten und Rollen hinweg und stellt gleichzeitig den zugehörigen und deklarativen Informationsaustausch mit den relevanten Handelsregisterämtern sicher. Für das Signieren von digitalen Dokumenten werden die aktuell vom Unternehmen genehmigten Unterschriften verwaltet und den relevanten Geschäftsbereichen als faksimile Unterschrift für die offizielle Geschäftsabwicklung zur Verfügung gestellt.
SIGMA digitalisiert und automatisiert das Erfassen, Verwalten und Melden der Unterschriften von Zeichnungsberechtigten Ihres Unternehmens. Basierend auf unternehmensspezifischen und anpassbaren Regelwerken und Personaldaten identifiziert SIGMA die Unterzeichner, fordert diese in einem Selbstbedienungsprozess zur Unterschriftsabgabe auf und stellt die entsprechenden Daten und Faksimile für die automatische Unterzeichnung von Dokumenten, die Überprüfung von Unterschriften, die Pflege Ihrer offiziellen Handelsregister-Eintragungen und andere geschäftsspezifische Anwendungsfälle zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie SIGMA in der konsequenten Erfüllung von Compliance- und rechtlichen Anforderungen durch die vollständige Historie des Unterschriftsprozesses in Ihrem Unternehmen inkl. Ausnahmeregelungen.
